Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve)
Gérer la relation client, le suivi des dossiers et la coordination avec les équipes terrain, en télétravail complet.
Pour accompagner le développement de notre entreprise de serrurerie, nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve), réactif(ve), organisé(e) et polyvalent(e), capable de gérer la relation client, le suivi des dossiers et la coordination avec les équipes terrain, en télétravail complet.
- Ta mission
- Réceptionner et gérer les appels entrants via notre plateforme téléphonique (Aircall), en assurant un suivi sans perte d'appel : dépannage d'urgence, administration, technique.
- Rappeler systématiquement les appels manqués et qualifier chaque demande (privé ou gérance).
- Créer et mettre à jour les fiches clients dans le CRM (Pipedrive) : nom, prénom, adresses (facturation, intervention, gérance), emails et numéros multiples.
- Gérer le pipeline des leads de bout en bout : nouveau contact, contact établi, devis envoyé, intervention planifiée, en attente de paiement.
- Établir les devis sur Bexio, les envoyer aux clients et assurer le suivi jusqu'à acceptation.
- Relancer les paiements en attente (jusqu'à plusieurs relances si nécessaire) et suivre le rapprochement des factures.
- Coordonner les interventions avec les techniciens et serruriers, transmettre les précisions sur les dossiers et suivre l'avancement des commandes de matériel.
- Traiter les demandes des gérances reçues via les plateformes dédiées et la boîte mail partagée.
- Centraliser les rapports d'intervention et tenir les dossiers clients à jour et complets.
- Tu es organisé(e), rigoureux(se) et tu ne laisses passer aucun détail ni aucun appel.
- Tu as une excellente aisance téléphonique et un vrai sens du service client.
- À l'aise avec les outils numériques : CRM (Pipedrive ou équivalent), logiciel de facturation (Bexio un plus), gestion des appels, boîtes mail partagées.
- Proactif(ve) et autonome, tu sais gérer plusieurs dossiers en parallèle sans en oublier.
- Tu sais prioriser les urgences (dépannages) tout en assurant le suivi administratif courant.
- Capable de collaborer à distance avec les équipes terrain tout en gardant une vue d'ensemble structurée des dossiers.
- Une bonne maîtrise du français écrit et oral est indispensable.
- Poste en télétravail complet (full remote).
- Disponibilité du lundi au vendredi, de 8h à 17h.
- Disponibilité ponctuelle souhaitée pour des gardes le week-end.
- Rémunération : 350 € par mois pendant la période d'essai, puis 500 € par mois.
- Un rôle clé au cœur de la relation client et de l'organisation opérationnelle.
- Une grande autonomie et la possibilité d'avoir un impact immédiat sur l'efficacité de l'entreprise.
- Un environnement dynamique, moderne et ambitieux.
- Des outils modernes (Aircall, Pipedrive, Bexio) et des process en pleine structuration où tes idées seront vraiment appliquées.